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Whistleblowing

Fondazione Maddalena Grassi ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità come riportato nella Procedura  per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.

Si invitano tutti i dipendenti e collaboratori della Fondazione nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con la Fondazione a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con la Fondazione.

I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali.

Canali di segnalazione interni:
• Mediante la posta cartacea presso Fondazione Maddalena Grassi Via Giovanni Prati n. 4 - 20145 (MI). È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni” ossia alla Funzione Contabile/Amministrativa e alla Funzione Amministrativa.
• mediante incontro orale da organizzare con la Funzione Contabile/Amministrativa e con la Funzione Amministrativa tramite e- mail al seguente indirizzo: wb@fondazionemaddalenagrassi.it 

Canali di segnalazione esterni (da utilizzare in via residuale e solo in presenza dei requisiti indicati nella procedura whistleblowing):
• Divulgazione pubblica ossia rendendo di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone; 
• Segnalazione all’ANAC attraverso i) la piattaforma di cui al presente link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/, ii) segnalazione orale con chiamata ad operatore iii) incontro diretto o altro strumento messo a disposizione dall’ANAC;
• Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

La segnalazione può avere ad oggetto:
• condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231;
• illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

La Fondazione garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.
Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.
Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nella Funzione Contabile/Amministrativa e nella Funzione Amministrativa.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni.

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalla Fondazione

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Fondazione ha adottato la seguente documentazione a disposizione degli interessati:
- Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
- Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta);
- Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso (disponibile su richiesta degli interessati al seguente indirizzo: privacy@fondazionemaddalenagrassi.it)
- Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
La Fondazione ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.